De esta manera, el encuentro virtual fue programado para el día 17 de Junio de 2008, en el cual Colombia, como país Presidente de la Comisión instauró las pautas y/o lineamientos tanto logísticos como tecnológicos necesarios para la realización de dicho evento. Después de explorar y ensayar con diferentes sistemas, además de dialogar con todos los miembros participantes, se llego en común acuerdo a la elección de un medio de fácil acceso y en lo posible, que se utilizaran recursos con que ya cuentan cada uno de los miembros de la Comisión.

Videoconferencia

Con la implementación de este medio de comunicación se logró verificar el avance de cada uno de los acuerdos pactados en el acta de la reunión del SEPHC e IBCSEP, así como también verificar fechas, sugerir cambios,  proponer metodologías contando con la participación interactiva de Perú, Chile y Colombia como miembros participantes. Con este encuentro, además de mejorar la infraestructura de comunicaciones del CIOH, se abre la posibilidad de evolucionar de los medios de comunicación tradicionales como son el teléfono, los oficios y las circulares entre otros, a contar con medios de comunicación interactivos y en tiempo real, por medio de los cuales se obtienen importantes beneficios como el trabajo colaborativo entre personas geográficamente distantes, reflejándose en un mayor rendimiento debido a la integración entre grupos de trabajo, yendo a la vanguardia en un mundo en constante evolución.